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Retour sur le WAQ 2013 – Réussir la mise en place d’un intranet 2.0

Yann Sadok

WAQ 2013 – Yann Sadok en entrevue avec notre collègue Marie-Andrée Vézina. (photo : Patrick Parent)

(Deuxième article de deux) – L’avènement des plateformes mobiles modifie la façon dont nous accédons à Internet. Jumelées à l’omniprésence dans nos vies des médias sociaux et à l’utilisation de la messagerie instantanée, ces technologies font de nous des internautes différents de ceux que nous étions lors de la mise en place des intranets dans nos organisations.

Or, ces intranets ne se sont pas adaptés aux êtres sociaux et mobiles que nous sommes devenus, a constaté le conférencier Yann Sadok lors du récent Web à Québec 2013. Quel outil substituer, alors, à ces dépôts de documents « jolis mais dans lesquels on ne trouve rien »? Les fameux réseaux sociaux d’entreprise?

Et si la solution à la désuétude des intranets ne logeait pas seulement dans le choix d’un outil, si libre et collaboratif soit-il?

Doter son organisation d’une vision globale 2.0

Cette vision, croit Yann Sadok, doit précéder, puis accompagner la refonte de l’intranet actuel en vue de mettre en place un intranet collaboratif ou réseau social d’entreprise.

Cette vision repose sur :

  • une « gouvernance forte »: elle sera soutenue à haut niveau et avec fermeté;
  • la considération des besoins réels des employés, qu’ils travaillent sur un ordinateur de bureau conventionnel ou à partir d’un appareil mobile;
  • la conception d’un « outil intelligent », cet outil idéal qui s’adapte à l’horaire de travail et aux habitudes d’utilisation de son « propriétaire » et lui fournit uniquement les documents ou l’information dont il a besoin pour exercer ses tâches.

Les 5 piliers de l’intranet collaboratif

Cet internet 2.0 constitue l’incarnation de la vision 2.0 de l’organisation. En quoi consiste-t-il, selon Sadok?

Il est à la fois :

  • source d’information : filtres pour personnaliser la présentation de cette information, fils RSS ou autres formes d’alertes pour être tenu au courant des mises à jour liées aux sujets qui nous intéressent;
  • lieu d’acquisition de connaissances, « enrichies » par les « commentaires, opinions et évaluations » de ses collègues, ou transmises par l’intermédiaire de blogues ou de foires aux questions;
  • espace de travail en communautés : par projet, par sujet (finances, ressources humaines, etc.);
  • incitatif à la collaboration : par la découverte de l’expertise et des aptitudes de ses collègues grâce à un profil enrichi, la création de groupes d’intérêt;
  • banque d’applications et des données.

L’intranet 2.0 doit en quelque sorte se coller à ce qu’est devenu le Web, une multitude de réseaux à l’intérieur desquels des communautés commentent, créent, échangent et s’enrichissent mutuellement.

5 éléments à considérer durant la conception et la réalisation de l’intranet 2.0

Trois préalables :

  1. Bien évaluer et comprendre ses objectifs.
  2. Bien identifier ses besoins.
  3. Bien connaître ses clientèles.

Deux lignes de pensée :

  1. Placer la technologie au service des affaires.
  2. Répondre aux attentes des utilisateurs.

Auxquels Sadok ajoute un conseil : se faire appuyer par un professionnel.

2 approches possibles pour la mise en place

La première, classique, privilégie la réalisation d’un outil conçu par une équipe de projet, de façon linéaire. Yann Sadok rappelle toutefois le risque de miser sur une « solution géante », qu’on implante en une seule phase après des mois de développement, et qui ne convient finalement à personne. Mieux vaut déployer la solution pan par pan, pour offrir la possibilité aux utilisateurs de la tester et ainsi la bonifier en fonction de leurs commentaires.

La deuxième, plus audacieuse, propose de faire confiance aux employés en virtualisant tous les postes de travail, en offrant sur ces postes une banque d’applications sociales, en créant un compte Twitter fermé pour l’organisation et en autorisant les employés à travailler avec leurs appareils. Dans cette approche, ce sont en quelque sorte les membres de l’organisation qui créent leur propre intranet.

Facteurs de réussite

  • Gérer le changement dès le début du projet, en annonçant clairement ses objectifs aux employés, entre autres.
  • Doter son intranet d’un moteur de recherche performant, en intégrant notamment des métadonnées aux documents pour en faciliter le repérage.

Intranet 2.0: quand trouver le temps de s’y mettre?

Commentaire éditorial.

La mise en place d’un intranet 2.0 m’apparaît comme un projet prometteur. Cependant, à l’heure où nous devons rendre nos sites Web et leurs documents PDF accessibles, offrir davantage de services en ligne et sur les médias sociaux, revoir nos sites pour en faire des plateformes mobiles efficaces, investir du temps et des ressources dans un intranet, est-ce incontournable? Un outil collaboratif pour la fonction publique québécoise, vivement! Mais je ne vois pas le jour où mon équipe aura le temps de renouveler l’intranet en profondeur.

Et pourtant, les bénéfices de la mise en place de l’intranet 2.0 semblent clairs… Qu’en pensez-vous?

Raphaël Thériault, E-Gouv Québec

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  1. 7 mai 2013 à 15:37

    Partant du fait qu’intranet est avant tout un outil collaboratif, ce-dernier devrait également s’adapter aux nouvelles habitudes des utilisateurs. La raison est que outre d’être juste un collaborateur, on est également consommateur de ce qui se propose sur le marché.

  2. 20 juin 2013 à 05:15

    pas évident déjà d’évangéliser les équipes en interne quand aux bonnes pratiques d’Internet, déployer un intranet et emporter l’adhésion s’avère davantage compliqués si cela ne s’inscrit pas dans un véritable projet d’entreprise

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